كيف تضبط نقطة إعادة الطلب ومستوى الهدف لكل صنف

سؤالان يتكرران في كل مستودع: متى نطلب من المورد؟ وكم نطلب؟ إذا تأخر الطلب نفد الصنف وخسرت المبيعات وثقة العميل، وإذا طلبت مبكرًا أو بكميات كبيرة تجمّد مالك في بضاعة على الرفوف، وزاد خطر التلف أو انتهاء الصلاحية. نقطة إعادة الطلب ومستوى الهدف أداتان بسيطتان تحولان هذين السؤالين إلى قاعدة واضحة يمكن مراجعتها.

ثلاثة مدخلات تحتاجها قبل أي حساب

1. متوسط الاستهلاك اليومي: كم يُصرف من الصنف في اليوم في المتوسط، محسوبًا من حركة الصرف الفعلية في فترة قريبة تمثل نشاطك المعتاد.
2. مدة التوريد: عدد الأيام بين إصدار أمر الشراء ووصول البضاعة إلى المستودع وجاهزيتها للصرف، لا مدة الشحن وحدها.
3. هامش الأمان: كمية إضافية تحميك من تأخر المورد أو ارتفاع الطلب المفاجئ. ويُعبَّر عنه غالبًا بعدد أيام من الاستهلاك.

كلما كانت هذه المدخلات مبنية على بياناتك الفعلية لا على التقدير، صارت النتائج أقرب إلى الواقع.

ولحساب مدة التوريد الحقيقية، ارجع إلى أوامر الشراء السابقة لكل مورد، وقارن تاريخ إصدار الأمر بتاريخ استلامه فعليًا في المستودع. ستجد غالبًا أن المدة الفعلية تختلف عما يذكره المورد في عرضه، وأنها تتفاوت من طلب إلى آخر. خذ المتوسط، وانتبه للطلبات التي تأخرت كثيرًا؛ فهذا التفاوت هو بالضبط ما يُفترض أن يغطيه مخزون الأمان.

نقطة إعادة الطلب: متى تطلب؟

نقطة إعادة الطلب هي الرصيد الذي إذا وصل إليه الصنف وجب إصدار طلب جديد. وتُحسب ببساطة:

نقطة إعادة الطلب = (متوسط الاستهلاك اليومي × مدة التوريد بالأيام) + مخزون الأمان

الفكرة أن الكمية الموجودة عند نقطة إعادة الطلب يجب أن تكفي لتغطية الاستهلاك طوال مدة انتظار التوريد، مع هامش يحميك إذا تأخر المورد أو زاد الطلب.

مستوى الهدف: كم تطلب؟

مستوى الهدف هو الرصيد الذي تريد الوصول إليه بعد وصول الطلب. ويغطي عادة نقطة إعادة الطلب مضافًا إليها استهلاك الفترة حتى الطلب التالي. أما كمية الطلب فتُحسب هكذا:

كمية الطلب = مستوى الهدف − (الرصيد الحالي + الكميات المطلوبة ولم تصل بعد)

لاحظ أهمية طرح الكميات المطلوبة سابقًا ولم تصل؛ فتجاهلها من أكثر أسباب الطلب المكرر وتضخم المخزون.

مثال توضيحي بأرقام بسيطة

لنفترض، على سبيل التوضيح فقط، صنفًا يُصرف منه في المتوسط عشرون وحدة يوميًا، ومدة توريده خمسة أيام، وقررت أن يكون هامش الأمان يومين من الاستهلاك:

• مخزون الأمان = 20 × 2 = 40 وحدة.
• نقطة إعادة الطلب = (20 × 5) + 40 = 140 وحدة.
• إذا كنت تطلب هذا الصنف كل عشرة أيام تقريبًا، فمستوى الهدف = 140 + (20 × 10) = 340 وحدة.
• إذا كان الرصيد الحالي 130 وحدة ولا توجد كميات في الطريق، فكمية الطلب = 340 − 130 = 210 وحدات.

هذه الأرقام للتوضيح، والمهم هو الطريقة: كل رقم فيها مبني على مدخل يمكنك التحقق منه وتعديله.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

• حساب المتوسط من فترة غير ممثلة: فترة فيها نفاد طويل تُظهر استهلاكًا أقل من الحقيقي، لأن ما لم يكن متاحًا لم يُصرف أصلًا.
• نقطة واحدة لكل المستودعات: فرع يبيع الصنف بكثرة يحتاج مستوى مختلفًا عن فرع آخر يبيعه نادرًا، لذا اضبط المستويات لكل صنف في كل مستودع.
• تجاهل وحدة الطلب: إذا كان المورد يبيع بالكرتون، فقرّب كمية الطلب إلى أقرب كرتون كامل حتى لا تتفاجأ بفرق عند الاستلام.
• ضبط المستويات مرة واحدة ثم نسيانها: تتغير المبيعات والموردون والأسعار، فاجعل مراجعة المستويات بندًا ثابتًا في اجتماع المشتريات الشهري.

مراجعة المستويات في المواسم

لا تبقى المستويات صالحة طوال العام. في المملكة ودول الخليج يتغير نمط الطلب على أصناف كثيرة قبل رمضان وخلاله، وقبل الأعياد وبداية العام الدراسي. ولأن هذه المواسم مرتبطة بالتقويم الهجري، فإنها تتقدم في التقويم الميلادي نحو أحد عشر يومًا كل عام، لذا لا يكفي الاعتماد على تاريخ ميلادي ثابت.

نصائح عملية للمواسم:

• راجع استهلاك الموسم نفسه في سنواتك السابقة من سجل حركاتك، لا من أرقام عامة.
• ارفع المستويات قبل الموسم بمدة تكفي لمدة التوريد، فالطلب المتأخر لن يصل في الوقت.
• اسأل الموردين مبكرًا عن مدد التوريد في المواسم، لأنها قد تطول.
• أعد المستويات إلى وضعها المعتاد بعد الموسم حتى لا يتراكم مخزون زائد.

قائمة تحقق

• هل يُحسب متوسط الاستهلاك من حركة صرف فعلية حديثة؟
• هل مدة التوريد تشمل التجهيز والاستلام لا الشحن فقط؟
• هل تُطرح الكميات المطلوبة ولم تصل عند حساب كمية الطلب؟
• هل هناك مراجعة دورية للمستويات، وخاصة قبل المواسم وبعدها؟

يتيح مرصاد ضبط نقطة إعادة الطلب ومستوى الهدف لكل صنف في كل مستودع، ويعرض تنبيهات النقص والنفاد عند بلوغهما، ويقترح في تقرير إعادة الطلب كمية تعيد الرصيد إلى مستوى الهدف، ويمكنك بعدها إنشاء أمر شراء للمورد ومتابعة استلامه. ويمكنك الاطلاع على بقية الإمكانات في صفحة المنصة.