إدارة تواريخ الانتهاء بطريقة FEFO: دليل عملي لموزعي الأغذية والأدوية ومستحضرات التجميل

يتعامل موزعو الأغذية والأدوية ومستحضرات التجميل في المملكة ودول الخليج مع منتجات لها عمر محدد. وكل عبوة تنتهي صلاحيتها على الرف تعني خسارة مباشرة في قيمة البضاعة، وقد تعني أيضًا شكوى من عميل أو مرتجعًا من نقطة بيع. لذلك لا تكفي إدارة الكميات وحدها؛ فالسؤال المهم ليس «كم لدينا؟» بل «كم لدينا، ومتى ينتهي كل جزء منه؟».

لماذا لا يكفي «الوارد أولًا يُصرف أولًا»؟

اعتادت مستودعات كثيرة على مبدأ FIFO، أي صرف ما وصل أولًا قبل ما وصل لاحقًا. يبدو هذا منطقيًا، لكنه يفترض أن البضاعة التي وصلت أولًا ستنتهي أولًا، وهذا ليس صحيحًا دائمًا. قد تصلك اليوم شحنة من مورد بتاريخ انتهاء أقرب من شحنة استلمتها قبل أسبوعين، لأن المورد نفسه كان يصرّف مخزونًا أقدم لديه. وقد تعود إليك بضاعة من فرع أو عميل بتاريخ انتهاء قريب، فتدخل المستودع «حديثًا» وهي في الحقيقة الأقرب انتهاءً.

مبدأ FEFO، أي «الأقرب انتهاءً يُصرف أولًا»، يعالج هذه المشكلة لأنه يرتب الصرف حسب تاريخ الانتهاء الفعلي لا حسب تاريخ الاستلام. فيخرج المنتج الأقرب إلى الانتهاء أولًا، وتقل الكميات التي تنتهي على الرفوف قبل أن تُباع.

التشغيلة هي وحدة التحكم

لا يمكن تطبيق FEFO دون تسجيل رقم التشغيلة وتاريخ انتهائها عند الاستلام. فالكمية الإجمالية لصنف واحد قد تتكون من عدة تشغيلات، لكل منها تاريخ مختلف. لذلك ينبغي أن:

• يُسجَّل رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء لكل سطر استلام، لا للصنف إجمالًا.
• يُرفض الاستلام إذا غاب تاريخ الانتهاء لمنتج يُتتبَّع بالتشغيلات.
• يُنبَّه المستلم إذا وصلت تشغيلة مسجلة سابقًا بتاريخ انتهاء مختلف، فهذا غالبًا خطأ في الإدخال أو في الملصق.
• تُحفظ كمية كل تشغيلة في كل مستودع، وفي كل موقع تخزين إن كان المستودع يتتبع المواقع.

حين تصل البيانات إلى هذا المستوى، يصبح اختيار التشغيلة عند الصرف قرارًا يقترحه النظام تلقائيًا، بدل أن يعتمد على ذاكرة أمين المستودع أو على ما تصل إليه يده أولًا.

الفحص عند الاستلام يبدأ من الملصق

كثير من مشكلات الصلاحية تبدأ عند باب المستودع. لذلك اجعل فحص الاستلام يشمل مطابقة رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء المطبوعين على العبوة مع ما في مستندات المورد، والتأكد من أن التاريخ مكتوب بصيغة مفهومة لا تحتمل الخلط بين اليوم والشهر. ومن الممارسات الجيدة أن تتفق مع كل مورد على حد أدنى للعمر المتبقي تقبله عند الاستلام، بحسب طبيعة الصنف وسرعة دورانه لديك، وأن تُعيد أو تُعلِّق الشحنات التي لا تحقق هذا الحد قبل أن تدخل مخزونك. فالتشغيلة التي تصل قريبة الانتهاء تضغط على فريق المبيعات منذ يومها الأول.

تنبيهات قرب الانتهاء: متى تتحرك؟

الهدف ليس أن تعرف أن المنتج انتهى، بل أن تعرف قبل ذلك بوقت يكفي للتصرف. حدِّد مدة تحذير تناسب نشاطك؛ فقد تختار مثلًا مدة ثلاثين يومًا لمعظم الأصناف، ومدة أطول للأصناف بطيئة الحركة، وأقصر للأصناف سريعة الدوران. وعندما تدخل تشغيلة ضمن مدة التحذير، تتاح لك عادة عدة خيارات:

• تقديمها في الصرف للفروع أو العملاء الأسرع سحبًا لهذا الصنف.
• تحويلها إلى مستودع أو فرع يبيع الصنف بكميات أكبر.
• التنسيق مع فريق المبيعات لعرض ترويجي قبل فوات الأوان.
• مراجعة كميات الطلب القادمة من المورد إذا تكرر قرب الانتهاء للصنف نفسه.

المهم أن يصل التحذير إلى من يملك القرار، وأن يُفرَّق بوضوح بين «قريب الانتهاء» الذي يمكن صرفه، و«منتهي الصلاحية» الذي لا يجوز صرفه.

حجب المنتهي ومعالجته بالشطب المنضبط

أخطر ما في المخزون المنتهي أن يُصرف بالخطأ. لذلك ينبغي أن يمنع النظام صرف أي تشغيلة تجاوزت تاريخ انتهائها أو تحويلها، مهما كانت الحاجة إلى الكمية. وإذا لم تكفِ الكميات الصالحة لتلبية طلب ما، فالأفضل أن يظهر النقص واضحًا للمستخدم بدل أن تُستكمل الكمية من بضاعة منتهية.

أما الكميات المنتهية نفسها فتُعالج بتسوية مخزون من نوع الشطب، مع سبب مكتوب مثل انتهاء الصلاحية أو تلف العبوة. وبهذا يبقى أثر الخسارة مسجلًا في سجل الحركات بتاريخه والمسؤول عنه، ويمكن الرجوع إليه عند تحليل أسباب الهدر، بدل أن تختفي الكمية من الدفاتر دون تفسير.

كيف يطبّق فريق المستودع FEFO يوميًا؟

النظام وحده لا يكفي إذا كان ترتيب الرفوف يعاكسه. وهذه ممارسات بسيطة تصنع فرقًا واضحًا:

1. عند الاستلام، ضع التشغيلة الأحدث خلف الأقدم أو أسفلها، لا أمامها.
2. اطبع ملصق الموقع والتشغيلة بخط واضح، واعتمد صيغة موحدة لكتابة تاريخ الانتهاء.
3. اجعل الصرف يتم وفق التشغيلة المقترحة، وإذا اضطر العامل إلى اختيار تشغيلة أخرى فليُسجَّل ذلك.
4. خصص منطقة معزولة ومعلَّمة للبضاعة المنتهية أو التالفة حتى يتم شطبها.
5. راجع قائمة الأصناف القريبة من الانتهاء أسبوعيًا مع فريقي المبيعات والمشتريات.

قائمة تحقق سريعة

• هل يُسجَّل رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء في كل عملية استلام؟
• هل حُدِّدت مدة تحذير قرب الانتهاء تناسب طبيعة كل صنف؟
• هل يمنع النظام صرف التشغيلات المنتهية وتحويلها؟
• هل يتم الشطب بتسوية مسجلة وسبب واضح؟
• هل يسهّل ترتيب الرفوف صرف الأقرب انتهاءً أولًا؟

يتيح مرصاد تتبع المنتجات بالتشغيلة وتاريخ الانتهاء، ويقترح التشغيلة الأقرب انتهاءً تلقائيًا عند الصرف والتحويل، ويحجب التشغيلات المنتهية، ويعرض تنبيهات قرب الانتهاء بمدة تحددها المنشأة. ويمكنك الاطلاع على بقية الإمكانات في صفحة المنصة.